인사 담당자가 가장 부담을 느끼는 순간은 퇴사자가 겹치는 시기입니다. 같은 절차를 반복해야 하지만 사람마다 퇴사 사유도 다르고, 처리해야 할 업무의 성격도 조금씩 달라서 매번 … ||
인사 담당자가 가장 부담을 느끼는 순간은 퇴사자가 겹치는 시기입니다. 같은 절차를 반복해야 하지만 사람마다 퇴사 사유도 다르고, 처리해야 할 업무의 성격도 조금씩 달라서 매번 신경 써야 할 지점이 생깁니다. 사직서 제출 시점이 제각각이고, 인수인계가 제대로 이루어지지 않으면 남은 팀원들의 불만이 쌓입니다. 퇴직금 정산 기한을 놓치면 법적 문제가 되고, 4대 보험 신고를 미루면 불필요한 비용이 발생하죠.
더 큰 문제는 퇴사가 반복되면서 인사 담당자가 단순 행정 처리에만 매몰된다는 점입니다. 왜 직원들이 계속 떠나는지 원인을 파악하고 조직을 개선할 시간은 없고, 당장 눈앞의 서류 처리에만 급급하게 됩니다. 이런 상황에서는 프로세스를 표준화하고 반복 업무를 자동화하여 인사 담당자의 피로도를 줄이는 것이 무엇보다 중요합니다. 나아가 퇴사 사유를 체계적으로 수집하여 퇴사율을 낮추는 전략적 접근까지 함께 고민해야 합니다.
입퇴사가 잦은 환경은 어떤 상황일까
입퇴사가 잦다는 것은 구체적으로 어떤 상황을 말하는 걸까요? 업종과 회사 규모에 따라 다르지만, 인사 담당자가 퇴사 처리에 상당한 시간을 쏟고 있다면 이미 입퇴사가 잦은 환경에 놓여 있다고 볼 수 있습니다.
계절성이 강한 업종의 특징
유통/서비스업 등 계절 따라 인력 수요가 달라지는 업종은 특정 시기에 대규모 채용과 계약 종료가 반복됩니다. (예: 쇼핑 시즌 물류센터, 휴가철 숙박업소) 이런 환경은 짧은 기간 동안 많은 입/퇴사가 발생하며, 인사 담당자는 반복적이고 동시다발적인 절차 처리로 인해 실수나 누락이 발생하기 쉽습니다.
제조업 생산직의 높은 이직률
제조업 생산직은 이직률이 높아, 특히 중소업체는 복리후생/근무 환경 등으로 채용과 퇴사가 반복됩니다. 생산 일정 유지를 위해 결원 충원 및 퇴사 처리가 신속해야 하며, 인수인계도 빠르게 이루어져야 합니다. 인사 담당자는 채용/퇴사 업무를 동시에 처리하며 업무 부담이 커집니다.
성장하는 스타트업의 잦은 조직 변화
빠르게 성장하는 스타트업이나 중소기업은 사업 변화에 따라 조직 구조가 자주 바뀌어 입사와 퇴사가 빈번합니다. 하지만 성장 단계의 회사는 인사 관리 체계가 미흡하고 인사 담당자가 부족하여 입퇴사 처리에 집중할 시간이 부족합니다. 이로 인해 체계적인 처리가 어렵고 실수가 반복됩니다.
이런 환경에서 발생하는 공통적인 문제
입퇴사가 잦은 조직은 인사 담당자가 단순 반복 업무(사직서, 인수인계, 4대 보험, 퇴직금 정산 등)에 시간을 낭비하여 절차가 표준화되지 않으면 업무 혼란과 누락이 발생합니다. 더 큰 문제는 직원들이 떠나는 원인 분석(퇴사 면담 등)을 소홀히 하여 조직의 구조적 문제를 놓치고, 남아있는 직원들의 피로도와 사기가 저하된다는 점입니다.
해결책은 프로세스를 체계화하고 자동화하여 인사 담당자가 중요한 업무에 집중할 수 있도록 하는 것입니다. 이제 체계적인 사직 처리 5단계 프로세스를 살펴보겠습니다.
사직 의사가 표명되는 순간부터 시작되는 행정 절차
퇴사 처리의 첫 단추는 사직 의사가 확인되는 바로 그 순간부터 꿰어집니다. 구두로만 퇴사 이야기를 나누고 나중에 서류를 받으려다 보면 퇴사일 조율이나 사유 기재에서 엇갈리는 경우가 생깁니다. 더 큰 문제는 증거가 남지 않아 나중에 분쟁의 여지가 생긴다는 점입니다.
표준화된 양식이 필요한 이유
사직서는 퇴사 처리의 출발점인 동시에 법적 효력을 갖는 문서입니다. 사유와 퇴사일이 명확히 기재되어야 하고, 무엇보다 증거로 남을 수 있는 형태여야 합니다. 종이로 받았다가 분실하는 경우도 있고, 이메일로 받았지만 나중에 찾기 어려운 경우도 생깁니다.
하이웍스의 전자결재를 활용하면 사직서 양식을 표준화할 수 있습니다. 직원이 전자결재로 사직서를 기안하면 결재 과정이 투명하게 기록되고, 결재 완료 시 자동으로 알림이 발송됩니다. 사무실 밖에서도 모바일 앱으로 결재