신규 입사자 10명의 근로계약서를 출력하고 우편으로 발송한 후, 서명을 받아 회수하기까지 일주일이 소요됩니다. 그 사이 계약서를 분실하거나 서명이 누락되는 경우도 생기죠. … ||
신규 입사자 10명의 근로계약서를 출력하고 우편으로 발송한 후, 서명을 받아 회수하기까지 일주일이 소요됩니다. 그 사이 계약서를 분실하거나 서명이 누락되는 경우도 생기죠. 계약서를 다시 발송하느라 입사 처리가 지연되면 신입 직원도, HR 담당자도 모두 곤란해집니다. 매번 동일한 문서 양식을 찾거나, 계약서 확인 여부를 일일이 전화로 확인하는 업무를 중단하고 싶으실 것입니다.
전자계약은 이런 반복적인 업무 부담을 덜어주는 해결책입니다. 하지만 막상 도입하려니 법적 효력부터 보안 문제, 실무 적용 방법까지 궁금한 점이 한두 가지가 아닙니다. HR 담당자들이 가장 많이 질문하는 전자계약 관련 사항을 다섯 가지 카테고리로 정리하여 자세히 안내해 드립니다.
[법적 효력 및 요건] 전자계약도 종이 계약서만큼 유효할까요?
전자계약 도입을 고민하는 HR 담당자들이 가장 먼저 확인하는 부분이 바로 법적 효력입니다. 종이 없이 체결한 계약이 법적으로 인정받을 수 있는지, 어떤 조건을 갖춰야 하는지 살펴보겠습니다.
법적 효력 보장
전자계약은 종이 계약서와 동일한 법적 효력을 가집니다. 전자문서 및 전자거래 기본법과 전자서명법에 따라 전자적 형태로 작성된 계약서도 서면 계약과 같은 법적 지위를 인정받습니다. 근로계약서를 비롯한 인사 관련 계약을 전자계약으로 체결해도 법적으로 문제가 없다는 뜻이죠.
다만 계약 당사자 간의 명확한 동의가 필요합니다. 일방적으로 전자계약을 강제할 수 없으며, 직원이 전자계약 방식에 동의해야 진행할 수 있습니다. 이 부분은 실무에서 특히 주의해야 할 지점입니다.
필수 충족 요건
법적 효력을 인정받는다는 사실을 확인했다면, 이제 구체적으로 어떤 요건을 갖춰야 하는지 알아볼 차례입니다. 전자계약이 법적 효력을 인정받으려면 몇 가지 요건을 충족해야 합니다. 먼저 계약 내용이 정확하고 명확해야 하며, 본인 인증 절차가 제대로 이행되어야 합니다. 또한 계약 당사자 간의 합의가 명확히 기록되어 있어야 하죠.
전자서명은 이러한 요건을 충족하는 핵심 요소입니다. 법적으로 유효한 전자서명이 포함된 계약서는 종이 계약서에 날인한 것과 같은 효력을 갖습니다. 따라서 전자계약 시스템을 선택할 때는 적법한 전자서명 기능을 제공하는지 반드시 확인해야 합니다.
근로계약서 작성
많은 HR 담당자들이 근로계약서를 전자계약으로 작성해도 되는지 문의합니다. 결론부터 말씀드리면 가능합니다. 근로기준법에서 요구하는 계약서 교부 의무는 전자문서로도 이행할 수 있습니다.
전자계약으로 근로계약서를 작성하면 계약서 보관도 체계적으로 관리할 수 있습니다. 종이 문서를 보관하는 번거로움 없이 필요할 때 언제든 조회하고 출력할 수 있어 실무 효율성이 높아집니다.
이런 상황이라면 전자계약이 필수입니다
지점이나 재택근무자가 많아 계약서 수령에 시간이 소요되는 경우
계약 체결 현황을 실시간으로 파악해야 하는 경우
계약서 분실이나 서명 누락으로 재발송하는 일이 잦은 경우
[보안 및 데이터 보호] 민감한 인사 정보를 안전하게 다룰 수 있을까요?
법적 효력이 보장된다는 사실을 확인했다면, 이제 실무에서 가장 중요한 보안 문제를 살펴봐야 합니다. 인사 계약서에는 개인정보와 급여 정보 같은 민감한 내용이 담기기 때문에 보안은 결코 소홀히 할 수 없는 영역입니다.
보안 기술 적용
전자계약 시스템은 다양한 보안 기술을 적용하여 데이터 유출이나 위변조 위험을 최소화합니다. 암호화 기술을 통해 계약 내용이 전송 과정에서 노출되지 않도록 보호하며, 문서의 무결성을 검증하는 장치도 갖추고 있습니다.
특히 인사 관련 계약서에는 개인정보와 급여 정보 등 민감한 내용이 포함되는 경우가 많습니다. 이런 정보를 안전하게 다루려면 신뢰할 수 있는 전자계약 시스템을 선택하는 것이 중요합니다.
공인 인증 획득
기술적인 보안 장치도 중요하지만, 객관적으로 검증된 시스템인지 확인