3줄 요약
1. AI로 만든 문서의 작성 과정과 참고 자료는 개인 계정에 남기 쉽습니다.
2. 문서 보관뿐 아니라 필요한 자료를 쉽게 찾고 재활용하는 것도 중요합니다.
3. 활용 가치가 높은 자료부터 저장·공유 기준을 마련해야 합니다.
직원들이 AI로 보고서와 제안서를 쓰는 일은 이제 익숙한 풍경입니다. 회사는 이를 위해 AI 서비스를 도입하고 비용을 냅니다. 그러나 이렇게 만든 결과물이 회사의 자산으로 쌓이고 있는지는 잘 이야기되지 않습니다.
가비아는 지난 10월 IT 커뮤니티 ‘쉐어드 IT’에서 “AI로 만든 문서, 회사에 남아 있나요?”라는 질문을 던졌습니다. 7일간 IT 담당자 50명이 참여해 107건의 의견을 남겼습니다. 토론에서는 완성된 문서의 보관뿐 아니라 작성 과정의 기록, 자료를 다시 찾는 어려움, 공유 기준의 필요성까지 다양한 경험이 나왔습니다. 이 글에서는 토론에서 나온 경험을 바탕으로 이런 일이 왜 생기는지, 그리고 우리 회사에서 무엇부터 시작할 수 있는지 정리했습니다.
( 토론 원문 보기: https://www.sharedit.co.kr/qnaboards/27871)
STEP 1. 완성된 문서는 보관하지만, 작성 과정은 기록하지 않는 경우가 많습니다
직원이 AI로 보고서를 작성하는 과정을 살펴보겠습니다. 먼저 AI에 질문해 초안을 만들고, 내용을 여러 차례 수정한 뒤 상사에게 보고합니다. 완성된 보고서는 그룹웨어나 공유 드라이브에 저장할 수 있습니다. 반면 AI에 입력한 질문, 참고한 자료, 수정 이유 등은 직원이 별도로 기록하지 않으면 개인 계정이나 PC에만 남을 수 있습니다.
실제 토론에서도 이와 비슷한 경험이 공유됐습니다. 한 IT 담당자는 최종 보고서나 결재 문서는 그룹웨어에 보관되지만, 작성 과정에서 활용한 프롬프트와 참고 자료, 검토 이력은 개인 PC나 AI 계정에 남는 경우가 많다고 설명했습니다. 이렇게 작업 기록이 분산되어 있으면 담당자가 바뀌거나 기존 보고서를 수정할 때 어려움이 생깁니다. 후임자는 앞선 담당자가 어떤 자료를 검토했고 왜 특정 내용을 선택했는지 확인하기 어려워 같은 검토 작업을 반복할 수 있습니다.
문서를 회사 서버에 모아 관리하는 ‘문서중앙화’ 시스템을 사용하더라도 모든 작업 기록이 자동으로 보관되는 것은 아닙니다. AI 대화나 검토 이유를 별도의 파일 또는 기록으로 남기지 않았다면 완성된 문서만으로 작성 과정을 파악하기는 어렵습니다.
그렇다면 직원들은 왜 이러한 자료를 회사의 공유 공간에 함께 보관하지 않을까요? 토론 참여자들은 저장 절차, 관리 기준, 공유에 대한 인식을 주요 이유로 꼽았습니다.
STEP 2. AI 작업 기록을 회사에 보관하지 않는 이유는 무엇일까요?
토론 참여자들은 업무 자료를 회사에 보관하기 어려운 이유로 세 가지를 언급했습니다.
1) 별도로 저장하고 공유해야 하는 절차가 번거롭습니다
AI에서 만든 내용을 파일로 내려받은 뒤 회사 드라이브에 다시 올려야 한다면 업무 단계가 하나 더 늘어납니다. 이 절차가 정해진 업무 방식으로 자리 잡지 않으면 직원마다 저장 여부와 방식이 달라질 수 있습니다.
“AI가 만든 결과물을 관리하려면 다운로드 받고, 업로드하는 절차가 필요해 보입니다. 대부분 ‘왜, 해야하지?’ 할 듯하네요.”
2) AI 사용 지침에 비해 결과물 관리 기준은 부족합니다
AI에 기밀정보나 개인정보를 입력하지 못하도록 안내하는 기업은 있지만, AI로 작성한 문서를 어디에 보관하고 누구와 공유해야 하는지까지 정하지 않은 경우도 있습니다. 공유 범위가 불명확하면 직원은 보안 문제를 우려해 자료 공개를 주저할 수 있습니다.
“현업에서는 이런 기준이 없다보니 아이러니하게도 보안 이슈를 우려해 결과물을 공유하는 것 자체를 꺼려하는 경향이 있어 자산화를 오히려 방해하는 요인이 되고 있